WHISTLEBLOWING

1. INTRODUZIONE E FINALITA'

EGIDA CONSULTING intende prevenire azioni o omissioni che:

- non siano in linea con le politiche e i principi adottati dall’organizzazione aziendale;

- non siano conformi alle legislazione vigente;

- possano in qualsiasi modo danneggiare gli interessi e l'immagine di EGIDA CONSULTING;

garantendo in tal modo un ambiente di lavoro in cui tutti possano segnalare con responsabilità eventuali violazioni. Funzionale a tale sforzo è l’adozione di questa procedura che disciplina la segnalazione da parte – tra gli altri – dei componenti dell’organizzazione, di violazioni che rivestano le suddette caratteristiche.

Questa procedura definisce i canali di comunicazione per la ricezione, l’analisi e l’elaborazione delle segnalazioni di possibili violazioni. 

L’identità dei whistleblowers deve sempre essere mantenuta riservata e i whistleblowers non devono incorrere in alcuna responsabilità, sia essa civile, penale, amministrativa o lavorativa, per aver segnalato in buona fede una violazione attraverso i canali di comunicazione predisposti.

EGIDA CONSULTING vieta le ritorsioni, dirette o indirette, nei confronti di chiunque segnali potenziali violazioni, prevedendo in proposito provvedimenti sanzionatori di natura adeguata e, allo stesso tempo,  reagire prontamente nei confronti di coloro che, con dolo o colpa grave, segnalino violazioni che si rivelino non esistenti.

Questa procedura è conforme alla normativa di cui al D.Lgs. 24/2023, la quale ha dato attuazione in Italia alla Direttiva UE 2019/1937, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali.

2. DESTINATARI

Affinché sia garantita la protezione ai sensi di questa procedura, la segnalazione - interna o esterna di informazioni – deve essere effettuata per iscritto e/o in qualsiasi formato prescritto ai sensi della presente procedura (“segnalazione protetta”).

Una segnalazione è una segnalazione protetta se il whistleblower:

- aveva ragionevoli motivi per ritenere che le informazioni sulle Violazioni fossero vere al momento della segnalazione;

-  ha effettuato la segnalazione internamente o esternamente.

Le tutele conferite da questa procedura e ai sensi della normativa rilevante non si applicano a un whistleblower che divulghi consapevolmente informazioni che sa o dovrebbe ragionevolmente sapere essere false.

Nel caso in cui un whistleblower abbia effettuato una segnalazione protetta esternamente o internamente in buona fede, e risulti che si sia sbagliato sulla sua rilevanza o che la persona che ha fatto la segnalazione non abbia rispettato appieno i requisiti procedurali stabiliti da questa procedura, a tale whistleblower saranno comunque garantite le relative tutele qui stabilite.

3. PROCEDURA 

3.1 SEGNALAZIONI

3.1.1 TIPOLOGIA DEI FATTI DA SEGNALARE

Tutti i Destinatari sono invitati a segnalare le violazioni, ossia azioni, comportamenti o omissioni aventi le caratteristiche illustrate nel paragrafo 1 che precede.

Tra le Violazioni rientrano, a titolo esemplificativo e non esaustivo:

1. la violazione della normativa antiriciclaggio;

2. gli illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;

3. le condotte illecite rilevanti ai sensi del D. Lgs. 231/2001;

4. gli illeciti che rientrano nell'ambito di applicazione degli atti dell'UE o di quelli nazionali che li attuano;

5. gli atti o le omissioni che ledono gli interessi finanziari dell'UE;

6. gli atti o le omissioni riguardanti il mercato interno, compresa la diffusione di informazioni privilegiate e/o le violazioni delle norme in materia di concorren-za e pratiche commerciali scorrette, nonché le violazioni riguardanti il mercato interno connesse ad atti che violano le norme in materia fiscale o i mecca-nismi il cui fine è ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l'oggetto o la finalità della normativa applicabile.

Seguono esempi di potenziali fatti o azioni da segnalare:

-  un soggetto non ha adempiuto, non sta adempiendo o è probabile che non adempia a un obbligo legale a cui è soggetto;

-  la salute o la sicurezza di un individuo è stata, è o può essere messa in pericolo;

- è stato commesso, ne è in corso la commissione o vi è motivo per ritenere che stia per essere commesso un reato.

3.1.2 CONTENUTO DELLA SEGNALAZIONE

La segnalazione deve fornire gli elementi che consentano di effettuare i controlli necessari per valutare la fondatezza della segnalazione.

A tal fine, la segnalazione deve essere sufficientemente circostanziata e, per quanto possibile, fornire le seguenti informazioni, insieme a qualsiasi documentazione di supporto:

-  descrizione chiara e completa della violazione alla base della segnalazione;

-  circostanze di tempo e di luogo in cui sono stati commessi i fatti segnalati e la relativa condotta;

-  dati anagrafici o altri elementi che consentano di identificare la persona che avrebbe compiuto la Violazione;

-  eventuali terzi coinvolti o potenzialmente danneggiati;

-  indicazione di eventuali altre persone in grado di fornire informazioni sui fatti alla base della segnalazione;

-  qualsiasi altra informazione che possa risultare utile per stabilire i fatti riportati.

L’identità del whistleblower che effettua la segnalazione protetta e l’identità degli altri soggetti tutelati saranno sempre confidenziali e qualsiasi comunicazione in relazione alla presunta o effettiva condotta illecita (compresa la segnalazione stessa e/o qualsiasi comunicazione al riguardo) non dovrà includere i dati identificativi o qualsiasi altro dettaglio che possa portare all’identificazione del whistleblower che ha effettuato la segnalazione o degli altri soggetti tutelati. 

Ciascuno dei segnalanti e degli altri soggetti tutelati può, separatamente, acconsentire espressamente per iscritto alla trasmissione dei propri dati.
Le segnalazioni che omettono uno o più degli elementi sopra indicati saranno prese in considerazione qualora siano sufficientemente circostanziate da consentire un’effettiva verifica e revisione dei fatti segnalati, se del caso, attraverso l’interlocuzione con il whistleblower e/o i terzi indicati nella segnalazione e/o con altri mezzi.

Le segnalazioni potranno essere effettuate tramite i seguenti canali:
- telefonando al numero mobile: +39 334.9324679 (Maurizio Manzoni)
- scrivendo alla casella email: manzoni@egida.consulting
- scrivendo alla casella p.e.c.: manzoni@pec.egida.consulting

4. SEGNALAZIONE ESTERNA

Nel caso in cui il whistleblower abbia:

-  già effettuato una segnalazione interna ai sensi del Paragrafo 3 di cui sopra che non ha avuto seguito entro i termini stabiliti;

-  ragionevoli motivi per ritenere che, se facesse una segnalazione interna, questa non avrebbe un seguito efficace; 

- ragionevoli motivi che la stessa segnalazione potrebbe comportare il rischio di ritorsioni;

-  ragionevoli motivi per ritenere che la Violazione possa rappresentare un pericolo imminente o evidente per l’interesse pubblico;

il whistleblower può effettuare una segnalazione esterna (“segnalazione esterna”) all’A.N.A.C.. Anche questa modalità è considerata una segnalazione protetta.

La segnalazione può avvenire in forma scritta o in forma orale, attraverso il canale implementato dall’A.N.A.C. e reperibile all’indirizzo web: https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing 

A.N.A.C. garantirà la massima riservatezza dell’identità del whistleblower, della persona coinvolta e di quella altrimenti menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.

5. TUTELA DATI PERSONALI

Il Titolare del trattamento dei dati personali raccolti attraverso il processo di segnalazione, disciplinato nella presente procedura è ai sensi e per gli effetti del Reg EU 2016/679 (“GDPR”), EGIDA CONSULTING SRL 

Il Titolare tratta i dati personali contenuti nella segnalazione per le finalità individuate dalla presente procedura, tramite i soggetti deputati ed autorizzati, nei limiti delle prescrizioni normative, vale a dire, per la raccolta, gestione e analisi delle segnalazioni pervenute sia con modalità informatiche che manuali.

Le segnalazioni e la relativa documentazione saranno conservate per il tempo necessario all’evasione della segnalazione e comunque non oltre cinque anni dalla data di comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza previsti dalla normativa vigente in materia, salvo il manifestarsi di specifiche esigenze tese alla difesa o tutela di diritti e/o legittimi interessi di EGIDA CONSULTING o di terzi, anche in caso di reclami e/o contenziosi. Al termine del periodo di conservazione la documentazione sarà cancellata.